Tämä on Kulttuuripolitiikan tutkimuksen seura ry:n tietosuojaseloste.
Seloste on voimassa 17.5.2018 alkaen.
Yhteyshenkilön tiedot on päivitetty 8.8.2022.
1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Kulttuuripolitiikan tutkimuksen seura ry (”Yhdistys”)
Sähköpostiosoite: kulttuuripolitiikan.t.seura@gmail.com
Yhteyshenkilö: puheenjohtaja Minna Ruusuvirta
2 Rekisterin nimi
Kulttuuripolitiikan tutkimuksen seura ry:n jäsenrekisteri
3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenistä luetteloa. Rekisterin käyttötarkoituksena on jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana sekä yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen ja yhteydenpito jäsenten kanssa.
4 Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja samannimisten jäsenten erottamiseksi sekä seuran tarkoituksen eli monitieteisen kulttuuripolitiikan tutkimuksen edistämiseksi. Näitä tietoja ovat:
- Jäsenen etu- ja sukunimi
- Jäsenen kotipaikka
- Jäsenen postiosoite
- Jäsenen sähköpostiosoite
- Jäsenen puhelinnumero
- Jäsenen syntymäaika
- Jäsenen koulutus ja ammatti
- Jäsenen affiliaatio (kotiorganisaatio tai vastaava)
- Jäsenen kulttuuripoliittiset kiinnostuksen kohteet
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseneltä itseltään.
6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen käyttämään Yhdistysavain-järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla yhdistyksen hallituksen jäsenillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi (puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, jäsenrekisterivastaava, rahastonhoitaja ja tiedotusvastaavat). Kyseisillä henkilöillä on käytössään yhdistyksen henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on oikeus tarkistaa ja päivittää itseään koskevat tiedot.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen palveluntarjoajille (jäsentietojärjestelmä, uutiskirjeen palveluntarjoaja) Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
8 Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys ei käytä henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Tiedot poistetaan rekisteristä kun henkilötietolain tarkoittamaa rekisteröintiperustetta ei enää ole eivätkä tiedot ole toiminnan kannalta enää tarpeellisia. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tiedot hävitetään heti, kun jäsenyysasioiden hoito ei enää edellytä tietojen säilyttämistä.
10 Tarkastusoikeus
Jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Jäsenen tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää jäsentä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan jäsenen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11 Yhteydenotot
Jäsenen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Kulttuuripolitiikan tutkimuksen seura ry:n osoitteeseen kulttuuripolitiikan.t.seura@gmail.com.
12 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 8.8.2022 (lisätty jäsenrekisterivastaava henkilötietojen käsittelijäksi ja päivitetty puheenjohtajan nimi).